1. そのExcel管理、いつか「事故」の引き金になるかもしれません
「あれ？ この会社の申告、誰か進めてるんだっけ？」
「Excel上は『完了』になってますけど…担当のAさんが休みでファイルが見当たりません！」
繁忙期の終盤、事務所内でこんな冷や汗をかくような会話が交わされたことはないでしょうか。
税理士業務において、スケジュールの管理ミスは許されません。申告期限を一日でも過ぎれば、それは「税賠事故」に繋がりかねず、法人として長年築き上げた信頼を一瞬で失うリスクを孕んでいます。
多くの税理士法人では、創業期から使い慣れた「Excel（またはスプレッドシート）」で進捗管理を行っています。Excelは非常に柔軟で優秀なツールであり、顧問先が少なく、少人数のチームで「あうんの呼吸」が通じるうちは、最も使いやすい管理簿として機能していたはずです。
しかし、法人の規模が拡大し、組織全体として扱う顧問先数が100件を超えたり、スタッフの数が増えてきたりすると、それまでの運用方法にきしみが生じ始めます。
・ ファイルが重くて開くのに時間がかかる
・ 誰かが誤って数式を壊してしまった
・ 同時編集ができず、「読み取り専用」で待たされる
・ 「最新版」がどれか分からず、先祖返り（古いデータへの上書き）が起きた
これらは単なるPCのトラブルではありません。
「個人利用」に最適化された表計算ソフトを、「組織全体の管理台帳」として使い続けることによる「ツールの特性と組織規模のミスマッチ」が起きているサインです。
Excelそのものが悪いわけではありません。ただ、「成長した今の組織」との相性が、徐々に変わってきているだけなのです。
本記事では、なぜ顧問先が増えるとExcel管理のリスクが高まるのか、その構造的な理由と、ミスを根絶するためのシステム化への道筋について解説します。
2. なぜ、Excel管理は「100社」の壁で破綻するのか？
「担当者がしっかりしていれば大丈夫」「チェック体制を強化すれば防げる」
そう思っていても、顧問先が100件に近づくにつれ、なぜか急にミスが増えたり、管理が回らなくなったりする現象が多くの法人で見られます。
これは決して、スタッフの気が緩んでいるからではありません。
組織が大きくなった結果、Excelというツールの機能不足ではなく、「情報共有のバラつき」と「ヒューマンエラー」の限界を超えてしまうフェーズに入ったことが主な原因です。
① 「共有コスト」の爆発的な増加とブラックボックス化
顧問先が50社程度のうちは、Excelは「所長やリーダーの記憶を補完するメモ」として機能します。何かあっても「A社は○○さんがやってるよね」と口頭で確認すれば済みました。
しかし、組織全体で100社を超え、担当者が複数名に増えると状況は一変します。
担当者ごとに「自分用の管理シート」が乱立したり、全員が同じExcelファイルにアクセスして「同時多発的な更新作業」を行ったりする必要が出てきます。
結果として、「誰が最新の情報を持っているか分からない」「更新の粒度が人によって違う」といった情報のブラックボックス化が進みます。これが、組織全体で100社規模以上を扱うようになった時に起きる「100社の壁」の正体です。
② 「フィルタのかけっぱなし」が命取りになる
もう一つの要因は、Excel特有の操作リスクです。
Excelは自由度が高い反面、以下のような「現場あるある」のミスが構造的に発生しやすくなります。
フィルタの解除忘れ：誰かが絞り込み表示をしたまま保存し、他の人が「自分の担当案件が表示されていない」と勘違いして着手が遅れる。
行の挿入・削除ミス：誤って行をズラしてしまい、顧客名と申告期限がちぐはぐになる。
更新タイミングのズレ：「あとで入力しよう」と思って忘れ、進行中なのに「未着手」のまま放置される。
これらは個人の注意不足というより、「複数人で一枚のシートをいじる」という運用そのものに無理が生じている証拠と言えます。
3. システム導入は「コスト」ではなく、組織を守るための「投資」
「システムを入れるとランニングコストがかかる」「移行作業が大変そうだ」
そう感じて、慣れ親しんだExcelでの管理を継続されている経営者の方も多いかと思います。
確かに、Excelは追加費用がかからない柔軟で優れたツールです。しかし、組織として管理すべき案件が増えた今のフェーズにおいて、システム化にかかるコストは単なる「経費」ではありません。
それは、万が一の税賠事故や、特定のスタッフへの業務集中による疲弊を防ぐための、「経営上の安全コスト」という側面を持っています。
① 「複数人の注意力」を「仕組み」で束ねる
Excel運用でどうしても避けられないのが、最終的なミス防止を「各担当者の注意力」に頼らざるを得ない点です。
「セルの色が変わっていることに気づく」「入力漏れがないか目視で探す」といった管理方法は、繁忙期でチーム全体に余裕がなくなった時に、どうしても更新のズレや見落としのリスクが高まります。
一方、税務管理に特化したシステムには、人の注意力を補完する能動的な「仕組み」が備わっています。
・自動リマインド：「期限まであと3日です」とシステム側から担当者へ通知が来る。
・プロセスの制御：必要な工程（上長承認など）が終わっていないと「完了」にできないよう制限をかける。
・操作ログの保存：「いつ、誰が、何を更新したか」が自動で記録され、トラブル時の原因特定が容易になる。
「気をつけてチェックする」という精神的な負担を、システムという機械に肩代わりさせる。これだけで、現場のストレスとリスクは大きく軽減されます。
② 「信頼」を守るためのコストとして捉える
もし、たった1件でも申告期限を徒過してしまったらどうなるでしょうか。
金銭的な損失はもちろんですが、何より法人として積み上げてきた「プロとしての信用」が損なわれる影響は、決して軽視できるものではありません。
そのリスクを、システム利用料というコストで回避できる確率が高まるなら、それは決して高い投資ではないはずです。
システム化は、業務効率化のためだけでなく、「法人の信頼を守るための堅固な基盤」として機能するのです。
4. 失敗しない「脱Excel」への移行ステップ
システム化の必要性は理解していても、「移行作業で現場が混乱するのではないか」という不安から、なかなか一歩を踏み出せないケースも少なくありません。
実際、いきなり全ての業務フローを新しいシステムに切り替えようとすると、現場の負担が増し、運用が定着しないケースも見受けられます。
重要なのは、「全部変える」ことではなく、「優先度の高いボールから順に移す」という段階的なアプローチです。
① まずは「法定納期」だけをシステムで管理する
最初から「日々の細かい進捗」までシステムに入力させようとすると、スタッフの入力工数が急増し、どうしても漏れが発生しやすくなります。
まずは役割を明確に分け、税理士業務において最もクリティカルな「法定納期（申告期限）」の管理だけをシステム化することをお勧めします。
・Excel： 日々の細かい作業進捗（入力、監査など）や、「資料回収状況」の管理にそのまま使う。
・システム：「〇月〇日が申告期限」という情報と、「完了したかどうか」の結果だけを入力する。
特に「資料回収」は相手の事情に左右されるため、システム化のハードルが高い領域です。ここだけはExcelの柔軟性を残しつつ、絶対に落とせない「期限管理」だけはシステムの強み（アラート機能）で守る。こうしたハイブリッド運用が、現場の混乱を防ぐ鍵となります。
② 苦しくても「並行稼働期間」を設ける
システム導入直後の1〜2ヶ月は、Excelとシステムの両方に入力する「並行稼働（二重管理）」の期間を設けるのがセオリーです。
一見無駄な手間に思えますが、新しいシステムに慣れるまでの練習期間であり、万が一の設定ミスを防ぐための命綱となります。
もちろん、二重管理は永続するものではなく「最長2ヶ月限定」と期限を明示することで、スタッフの心理的負担は大きく減ります。
「この期間だけは、未来の安心のために手間をかけよう」と所長やマネージャーが方針を示し、チームの合意を得ることが、スムーズな移行への近道です。
5. 「属人化」からの脱却。システム化は“誰でも回せる組織”への第一歩
Excel管理が抱えるもう一つの、そして最大級のリスクは、業務が「そのファイルを作った人」や「長年担当している人」に依存してしまう「属人化」です。
特に、税理士2〜3名・スタッフ10名超の規模になると、複雑な関数が組まれた管理表をメンテナンスできるのが、「特定の実務リーダー（Excelに詳しい人）」1〜2名に偏っているケースが少なくありません。
「この複雑な計算式は、〇〇さんしか直せない」
「過去の経緯は、〇〇さんのPC内のExcelにしか残っていない」
もしその担当者が急に休職したり、退職したりしたらどうなるでしょうか。
管理表の更新が止まり、法人の業務全体が麻痺してしまう。そんな構造的な弱点を抱えたまま拡大を続けるのは危険です。
① 「あの人に聞かないと分からない」をなくす
システム化の大きな効用は、業務フローが自然と「標準化」されることにあります。
「誰が入力しても同じ画面」「誰が見ても共有されたステータス」という環境を作ることで、ベテラン社員の頭の中にあった暗黙知が、組織の形式知へと置き換わります。
特定の個人の記憶やスキルに過度に依存せず、誰が担当しても一定の品質で業務が回る。この体制を作ることこそが、システム導入の真のゴールです。
② 採用難の時代こそ「標準化」が武器になる
人材確保が年々難しくなっている現在、多くの法人にとって、新しく入ったスタッフをいかに早く戦力化するかは経営の重要課題です。
複雑な「秘伝のExcel」を解読させる教育コストと、マニュアル化されたシステムの使い方を教えるコストでは、後者の方が低く済みます。
「システムに沿って入力すれば仕事が進む」という環境は、新入職員の心理的不安を取り除き、定着率の向上にも寄与するはずです。
6. おわりに
本記事のまとめです。
* Excel管理は優秀だが、「組織全体で100社規模」を超えてくると、情報共有と確率の限界を迎える
* システム導入はコストではなく、税賠事故を防ぐための「経営上の安全コスト」である
* 失敗しない移行のコツは、まず「法定納期」だけの管理から始めること
* システム化の本質は、業務の「標準化」と「属人化の解消」にある
慣れ親しんだExcelを手放すことには、誰しも心理的な抵抗があります。しかし、一時的な移行の負担を受け入れ、仕組みを変える決断をした法人だけが、100社の壁を超えてさらに成長することができます。
事務所の信頼と、そこで働くスタッフを守るために。
まずは「今、申告期限の入力が漏れている案件がいくつあるか？」をチェックしてみることから、リスク管理の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
現状のExcelを俯瞰し、どの部分がリスクになっているかを可視化するだけでも、次の一歩が見えやすくなります。
